CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

----------oOo----------
VĂN BẢN XÁC NHẬN
Về việc đồng ý đối với hoạt động xử lý Dữ liệu cá nhân tại VPB SMBC FC

Ứng viên/Nhân viên_là cá nhân đang hoặc sẽ có quan hệ thuê mướn lao động với Công ty Tài chính TNHH Ngân Hàng Việt Nam Thịnh Vượng SMBC (“VPB SMBC FC”) (sau đây gọi chung là “Cá nhân” xác nhận hoàn toàn tự nguyện và biết rõ toàn bộ nội dung liên quan đến xử lý dữ liệu cá nhân khi ứng tuyển và/hoặc thiết lập quan hệ lao động tại VPB SMBC FC.

Bằng việc nhấn nút ứng tuyển, Cá nhân đồng ý như sau:

1. Loại dữ liệu cá nhân được thu thập và xử lý:
Khi Cá nhân ứng tuyển và/hoặc đồng ý thiết lập quan hệ lao động, VPB SMBC FC có thể thu thập dữ liệu cá nhân do Cá nhân cung cấp qua hồ sơ ứng tuyển và/hoặc qua các phương thức khác, từ bên thứ ba khác phù hợp với quy định của pháp luật từng thời kỳ.
Dữ liệu cá nhân của Cá nhân được xử lý cho các mục đích được nêu tại văn bản này, bao gồm dữ liệu cá nhân cơ bản và dữ liệu cá nhân nhạy cảm (sau đây gọi tắt là “Dữ liệu”):

1.1 Dữ liệu cá nhân cơ bản:
a) Họ, chữ đệm và tên khai sinh, tên gọi khác (nếu có); giới tính;
b) Ngày, tháng, năm sinh;
c) Nơi sinh, nơi đăng ký khai sinh, nơi thường trú, nơi tạm trú, nơi ở hiện tại, quê quán, địa chỉ liên hệ;
d) Quốc tịch;
e) Hình ảnh của Cá nhân, bao gồm nhưng không giới hạn hình ảnh chân dung; hình ảnh giấy tờ tùy thân, hình ảnh chứng từ…
f) Số điện thoại, thông tin chứng minh nhân dân/căn cước công dân, số định danh cá nhân, số hộ chiếu, mã số thuế cá nhân, mã số bảo hiểm xã hội, số thẻ bảo hiểm y tế;
g) Tình trạng hôn nhân;
h) Thông tin của các thành viên gia đình (cha mẹ, vợ/chồng, con cái, anh chị em), bao gồm các dữ liệu cơ bản được đề cập tại mục này, mã số thuế kinh doanh, thông tin hưu trí.
Bằng việc cung cấp dữ liệu cá nhân của bên thứ ba (các thành viên gia đình, người tham chiếu…) cho VPB SMBC FC, Cá nhân cam đoan và bảo đảm rằng Cá nhân đã có được sự đồng ý của bên thứ ba đó cho việc xử lý dữ liệu (bao gồm nhưng không giới hạn việc liên hệ, chia sẻ) các thông tin cá nhân cho các mục đích được nêu tại văn bản này.
i) Các thông tin các do Cá nhân cung cấp hoặc do VPB SMBC FC thu thập được.

1.2 Dữ liệu nhạy cảm
a) Tình trạng sức khỏe, nguồn gốc dân tộc;
b) Dữ liệu về tội phạm, hành vi phạm tội được thu thập, lưu trữ bởi các cơ quan thực thi pháp luật;
c) Thông tin của Cá nhân tại các tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng nước ngoài, tổ chức cung ứng dịch vụ trung gian thanh toán, các tổ chức được phép khác như: thông tin định danh theo quy định của pháp luật, thông tin về tài khoản ngân hàng, thông tin về giao dịch;
d) Thông tin về dấu vân tay của cá nhân; dữ liệu về vị trí của cá nhân được xác định qua dịch vụ định vị;
e) Dữ liệu khác được pháp luật quy định là đặc thù và cần có biện pháp bảo mật cần thiết.

2. Mục đích xử lý Dữ liệu; Tổ chức, cá nhân được xử lý Dữ liệu và cách thức xử lý Dữ liệu:
Cá nhân đồng ý cho VPB SMBC FC (với tư cách là bên kiểm soát dữ liệu) tự mình và/hoặc được chia sẻ Dữ liệu cho các Đối tác hợp tác với VPB SMBC FC (với tư cách là bên xử lý dữ liệu) được phép xử lý Dữ liệu ; bao gồm nhưng không giới hạn các hoạt động xử lý Dữ liệu tự động, ghi, phân tích, xác nhận, lưu trữ, chỉnh sửa, công khai, kết hợp, truy cập, truy xuất, thu hồi, mã hóa, giải mã, sao chép, chia sẻ, truyền đưa, cung cấp, chuyển giao, xóa, hủy dữ liệu hoặc các hành động khác có liên quan cho các mục đích được liệt kê bên dưới mà không phải gửi thêm bất kỳ thông báo nào cho Cá nhân mỗi khi xử lý dữ liệu:

a) Thực hiện quy trình tuyển dụng ứng viên, bao gồm nhưng không giới hạn như: liên hệ với Cá nhân để mời tham gia phỏng vấn; xác minh thông tin Cá nhân thông qua việc tiếp xúc/ liên hệ với cấp quản lý, đồng nghiệp cũ hoặc bạn bè của Cá nhân trước khi đưa ra quyết định tuyển dụng; Phỏng vấn, đánh giá Cá nhân; Phân tích, đánh giá để xác định mức thu nhập dự kiến; Kiểm tra quan hệ tín dụng và lịch sử tín dụng của cá nhân nhằm đảm bảo kiểm soát rủi ro trong quá trình tuyển dụng; Xác minh thông tin Cá nhân để làm sáng tỏ thêm trình độ học vấn, kinh nghiệm, kỹ năng và tính cách của cá nhân.

b) Thực hiện giao kết thực hiện quyền và nghĩa vụ theo hợp đồng lao động và/hoặc các hoạt động quản lý nhân sự, quản trị nguồn nhân lực, bao gồm nhưng không giới hạn:

- Cập nhật thông tin trên các hệ thống thông tin nhân sự tại VPB SMBC FC, như: (i) Hệ Thống Thông Tin Nhân Sự - HRIS, Hệ Thống Quản Lý Hiệu Quả Công Việc - PMS được quản lý bởi Công ty TNHH Phần mềm FPT hoặc đơn vị khác theo thông báo của Khối Quản Trị Nguồn Nhân Lực từng thời kỳ; (ii) Hệ Thống E-file, ký hợp đồng lao đồng và hồ sơ nhân sự bằng phương thức điện tử, được quản lý bởi công ty TNHH LCS hoặc đơn vị khác theo thông báo của Khối Quản Trị Nguồn Nhân Lực từng thời kỳ; (iii) Hệ Thống Chấm Công Nhận Diện Khuôn Mặt – Face Recognition được quản lý bởi Tập Đoàn Phenikaa hoặc đơn vị khác theo thông báo của Khối Quản Trị Nguồn Nhân Lực từng thời kỳ.

- Thực hiện các hoạt động quản trị nguồn nhân lực như: (i) chấm công, chi trả lương và các quyền lợi như đã giao kết tại hợp đồng lao động, thay đổi tình trạng nhân viên, công khai việc bổ nhiệm/miễn nhiệm nhân sự trong toàn công ty, đánh giá tái ký hợp đồng, đánh giá hiệu quả làm việc, đánh giá năng lực – tiềm năng phát triển, xử lý vi phạm, giải quyết nghỉ việc, các hoạt động phân tích nội bộ và kiểm soát chi phí; (ii) Thực hiện nghiệp vụ điều tra, kiểm toán, kiểm soát chất lượng tại VPB SMBC FC khi có yêu cầu nhằm phục vụ cho các mục đích điều tra, xác minh thông tin; (iii) Kiểm tra quan hệ tín dụng và lịch sử tín dụng của cá nhân nhằm đảm bảo kiểm soát rủi ro trong quá trình tái ký hợp đồng, thay đổi tình trạng nhân viên…

- Thực hiện các nghĩa vụ, thủ tục theo quy định của pháp luật từng thời kỳ và/hoặc yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền, bao gồm nhưng không giới hạn: Đăng ký mã số thuế/người phụ thuộc cho cá nhân và thực hiện các báo cáo thuế theo luật định; Đăng ký thông tin bảo hiểm; thực hiện báo cáo/ cung cấp thông tin cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền và các hoạt động khác theo quy định của pháp luật từng thời kỳ; Thực hiện các thủ tục xin cấp thị thực, giấy phép lao động theo quy định đối với người lao động nước ngoài.

- Cung cấp thông tin cho bên thứ ba nhằm thực hiện các quyền lợi cho Cá nhân như: (i) Gửi thông tin cho công ty bảo hiểm (Tổng Công Ty Bảo Hiểm Bảo Việt và Công ty TNHH Marsh Việt Nam và/hoặc Đối tác khác từng thời kỳ) để đăng ký tham gia Bảo hiểm sức khỏe mở rộng cho Cá nhân và cập nhật thông tin khi có thay đổi; (ii) Cung cấp thông tin cho Ngân Hàng Thương Mại Cổ Phần Việt Nam Thịnh Vượng (“VPBank” hoặc “Ubank”) hoặc ngân hàng khác theo thông báo của VPB SMBC FC từng thời kỳ để thực hiện chi trả lương hoặc các xác nhận, các báo cáo có liên quan nếu cá nhân có khoản vay ưu đãi hoặc tham gia mua cổ phiếu ưu đãi của VPBank; (iii) Cung cấp thông tin cho Công ty TNHH Công Nghệ Vihat để nạp tiền điện thoại đối với các cá nhân được hưởng hỗ trợ điện thoại, cung cấp thông tin cho ban quản lý tòa nhà nơi VPB SMBC FC đặt trụ sở, văn phòng để đăng ký thẻ giữ xe; (iv) Đăng ký các khóa học đào tạo theo yêu cầu của Cá nhân và/hoặc theo chính sách của VPB SMBC FC từng thời kỳ; (v) Cung cấp thông tin cho các đơn vị sản xuất giấy chứng nhận, bằng khen trong các hoạt động khen thưởng, các đơn vị tổ chức sự kiện hoặc du lịch cho các hoạt động gắn kết tại VPB SMBC FC; (vi) Cung cấp thông tin cho các bên thứ ba hợp tác với VPB SMBC FC thực hiện các hoạt động có liên quan đến triển khai chương trình thúc đẩy doanh số bán hàng, bao gồm nhưng không giới hạn việc tham gia, chi trả hoa hồng, thù lao, thưởng.

- Thực hiện các hoạt động quảng bá thương hiệu như: thành lập các nhóm nội bộ trên các trang mạng xã hội và thêm tài khoản của cá nhân vào nhóm; quản lý các thành viên trong nhóm;

c) Liên hệ với Cá nhân nhằm: (ii) Trao đổi các thông tin liên quan đến nghiệp vụ quản trị nguồn nhân lực trong suốt quá trình cá nhân làm việc tại Công ty cho đến khi cá nhân nghỉ việc và hai bên hoàn tất các nghĩa vụ trong quan hệ lao động; (iii) Liên hệ để kiểm tra thông tin, chuyển phát hoặc cung cấp cho đơn vị thứ ba để chuyển phát các thư từ, văn bản, tài liệu, vật phẩm liên quan đến các hoạt động quản trị nguồn nhân lực, truyền thông, gắn kết, phát triển nhân sự; (iv) Yêu cầu cá nhân bồi hoàn các nghĩa vụ tài chính nếu cá nhân chưa hoàn tất nghĩa vụ với VPB SMBC FC khi nghỉ việc.

d) Xử lý Dữ liệu để thực hiện các hoạt động xác thực, thẩm định, phê duyệt cấp tín dụng và các mục đích khác để cấp tín dụng và/hoặc thực hiện hợp đồng tín dụng trong trường hợp Cá nhân có đề nghị cấp tín dụng và/hoặc quan hệ tín dụng tại VPB SMBC FC.

e) Lưu trữ Dữ liệu (bao gồm các hồ sơ bản mềm, các thông tin mà VPB SMBC FC đã thu thập được):

- Đối với cá nhân chưa có cơ hội làm việc tại VPB SMBC FC: các thông tin cá nhân mà VPB SMBC FC thu thập được sẽ được lưu trữ trong nội bộ và là nguồn ứng viên dự phòng để sử dụng khi có các công việc khác phù hợp hơn với cá nhân.

- Đối với cá nhân đã/đang làm việc tại VPB SMBC FC: sẽ được lưu trữ tại các hệ thống và server nội bộ của công ty.

f) Lưu trữ hồ sơ bản cứng (nếu có) tại tại Kho lưu trữ của VPB SMBC FC (đối với Cá nhân đang làm việc tại VPB SMBC FC) và lưu trữ tại Công ty Quản Lý Hồ Sơ Crown Việt Nam (đối với Cá nhân đã chấm dứt hợp đồng lao động tại VPB SMBC FC).

3. Thông tin về tổ chức, cá nhân được xử lý Dữ liệu & các tổ chức, cá nhân khác có liên quan: VPB SMBC FC và tùy thuộc từng hoạt động xử lý Dữ liệu, có thể bao gồm:
a) Các cơ quan có thẩm quyền yêu cầu cung cấp thông tin theo quy định của pháp luật;
b) Các tổ chức/các đối tác/các đơn vị cung cấp các dịch vụ hỗ trợ cho hoạt động quản trị nhân sự và phát triển tổ chức của VPB SMBC FC;
c) Bất kỳ thành viên nào thuộc VPBank; Các công ty con, công ty liên kết, công ty thuộc cùng tập đoàn, hệ sinh thái thuộc VPBank;
d) Bất kỳ tòa án, trọng tài hoặc cơ quan có thẩm quyền nào, dù là chính phủ hay không thuộc chính phủ nhưng có thẩm quyền/được yêu cầu việc thực thi trách nhiệm từ VPB SMBC FC;
e) Bất kỳ cá nhân, cơ quan có thẩm quyền hoặc cơ quan quản lý hoặc bên thứ ba mà VPB SMBC FC được phép hoặc bắt buộc phải tiết lộ theo quy định của bất kỳ quốc gia nào hoặc theo bất kỳ hợp đồng hoặc cam kết nào khác giữa bên thứ ba và VPB SMBC FC;
f) Các bên liên quan khác mà VPB SMBC FC thấy là cần thiết để đáp ứng, bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của Cá nhân.

4. Chuyển Dữ liệu ra nước ngoài:

Nhằm thực hiện các mục đích xử lý Dữ liệu như thỏa thuận tại Mục 2 Văn bản xác nhận này, VPB SMBC FC có thể chia sẻ, chuyển Dữ liệu của Cá nhân tới các bên thứ ba liên quan của VPB SMBC FC và các bên thứ ba này có thể tại Việt Nam hoặc bất kỳ nơi nào khác. Khi thực hiện chuyển Dữ liệu ra nước ngoài, VPB SMBC FC sẽ yêu cầu bên nhận đảm bảo an toàn với dữ liệu được chuyển giao. VPB SMBC FC cam kết tuân thủ đầy đủ quy định, yêu cầu tuân thủ của pháp luật Việt Nam để bảo vệ an toàn cho Dữ liệu của Cá nhân.

5. Hậu quả, thiệt hại không mong muốn có khả năng xảy ra:

Cá nhân hiểu rõ rằng sẽ có thể phát sinh các rủi ro về bảo vệ Dữ liệu và các hậu quả, thiệt hại không mong muốn có khả năng xảy ra khi Cá nhân rút lại sự đồng ý (như rủi ro về việc Cá nhân vi phạm nghĩa vụ, cam kết với VPB SMBC FC (nếu có), bị ngừng/ gián đoạn quyền lợi của Cá nhân…) và trong quá trình VPB SMBC FC và/ hoặc các đối tác hợp tác với VPB SMBC FC xử lý dữ liệu như Dữ liệu bị rò rỉ, đánh cắp trái phép.

6. Thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc xử lý dữ liệu:

Dữ liệu sẽ được xử lý ngay khi được thu thập vào hệ thống của VPB SMBC FC cho đến khi Cá nhân hoàn thành mọi nghĩa vụ với VPB SMBC FC và có yêu cầu xóa Dữ liệu hoặc rút lại sự đồng ý theo quy định tại Điểm 4 Mục 7a dưới đây.

Cá nhân hiểu và đồng ý rằng, đối với hoạt động xử lý Dữ liệu nhằm thực hiện trách nhiệm, nghĩa vụ của Cá nhân và/hoặc VPB SMBC FC theo quy định của pháp luật sẽ được thực hiện theo quy định của pháp luật từng thời kỳ và/hoặc theo yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền mà không bị giới hạn bởi thời hạn theo quy định tại Mục này.

7. Quyền và nghĩa vụ của Cá nhân

a) Cá nhân hiểu rõ các quyền và nghĩa vụ của mình với tư cách là chủ thể dữ liệu theo quy định tại Nghị định 13/2023/NĐ-CP ngày 17/4/2023 và các văn bản sửa đổi, bổ sung, thay thế, hướng dẫn (nếu có) liên quan đến Dữ liệu mà VPB SMBC FC thu thập và xử lý như:
- Được biết về hoạt động xử lý Dữ liệu như đã được đề cập tại văn bản này.
- Được quyền đồng ý hoặc không đồng ý cho phép xử lý Dữ liệu khi ứng tuyển vào VPB SMBC FC, trừ trường hợp quy định tại Điều 17 Nghị định 13/2023/NĐ-CP.
- Được yêu cầu VPB SMBC FC cung cấp Dữ liệu, được hỗ trợ truy cập để xem Dữ liệu hoặc đề nghị VPB SMBC FC chỉnh sửa hoặc yêu cầu chỉnh sửa khi thấy Dữ liệu mà VPB SMBC FC đang nắm giữ là không chính xác, không đầy đủ. Cá nhân hiểu rằng, VPB SMBC FC có thể từ chối yêu cầu truy cập vào Dữ liệu trong một số trường hợp nhất định như không xác định được danh tính của Cá nhân, dữ liệu được yêu cầu có tính chất bảo mật hoặc Cá nhân lặp lại yêu cầu đối với cùng một dữ liệu.
- Cá nhân có thể rút lại sự đồng ý của mình đối với bất kỳ mục đích xử lý Dữ liệu nào được nêu trong văn bản này dưới hình thức văn giấy hoặc văn bản điện tử có thể kiểm chứng được. Tuy nhiên, Cá nhân hiểu và đồng ý rằng, việc rút lại sự đồng ý này được xem là sự đơn phương chấm dứt từ phía Cá nhân cho bất kỳ mối quan hệ hợp đồng nào giữa Cá nhân với VPB SMBC FC và có thể dẫn đến vi phạm nghĩa vụ/ cam kết của Cá nhân với VPB SMBC FC cho bất kỳ mối quan hệ nào mà Cá nhân đã thiết lập với VPB SMBC FC. Theo đó, VPB SMBC FC bảo lưu quyền xử lý Dữ liệu và biện pháp khắc phục hợp pháp nhằm đảm bảo quyền và lợi ích hợp pháp theo hợp đồng đã giao kết và/hoặc theo quy định của pháp luật, cũng như để thực hiện các trách nhiệm báo cáo, quản trị, lưu trữ theo quy định của pháp luật và/hoặc theo yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
- Được xóa hoặc yêu cầu xóa Dữ liệu; được yêu cầu hạn chế xử lý Dữ liệu; phản đối VPB SMFC FC xử lý Dữ liệu nhằm ngăn chặn hoặc hạn chế tiết lộ Dữ liệu hoặc sử dụng cho mục đích quảng cáo, tiếp thị, trừ trường hợp luật có quy định khác; trừ trường hợp luật có quy định khác. Việc thực hiện các yêu cầu này được thực hiện trong 72 giờ sau khi có yêu cầu của Cá nhân, với toàn bộ Dữ liệu mà Cá nhân yêu cầu hạn chế, trừ trường hợp luật có quy định khác.
- Được khiếu nại, tố cáo, khởi kiện, yêu cầu bồi thường thiệt hại; quyền tự bảo vệ theo quy định của pháp luật, hoặc yêu cầu cơ quan, tổ chức có thẩm quyền thực hiện các phương thức bảo vệ quyền dân sự theo quy định của pháp luật.
- Có các nghĩa vụ tự bảo vệ Dữ liệu của mình, tôn trọng, bảo vệ dữ liệu cá nhân của người khác; cung cấp, cập nhật đầy đủ, chính xác Dữ liệu khi đồng ý cho phép xử lý Dữ liệu.
- Các quyền và nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật từng thời kỳ.

b) Trừ trường hợp điều khoản khác của Văn bản này có quy định khác, Cá nhân có thể thực hiện các quyền và nghĩa vụ của mình bằng cách gửi thư qua đường bưu điện hoặc thư điện tử đến địa chỉ sau:

Tổng Đài Nhân Sự – Công Ty Tài Chính TNHH Ngân Hàng Việt Nam Thịnh Vượng SMBC

Email: bophantuyendung@fecredit.com.vn
Điện thoại: 0906962974
Địa chỉ: Tầng 2 – Tòa nhà REE, số 9 Đoàn Văn Bơ, Phường 13, Quận 4, TP.HCM.

Khi gửi yêu cầu, Cá nhân phải cung cấp các thông tin định danh cần thiết (họ tên, mã nhân viên, số CMND/CCCD, địa chỉ email) và các thông tin cần thiết nào khác để xác nhận danh tính Cá nhân. Cá nhân hiểu rõ rằng, VPB SMBC FC có có thể từ chối yêu cầu truy cập vào Dữ liệu trong một số trường hợp nhất định như không xác định được danh tính của Cá nhân.